"Εάν είναι απαραίτητο προσδιορίστε με μια λέξη γιατί η ανθρώπινη φυλή δεν έχει φτάσει και δεν θα φτάσει ποτέ στο πλήρες δυναμικό της, αυτή η λέξη θα είναι «επανένωση». " Έτσι είπε ο κωμικός Dave Barry, και πολλοί συμφωνούν. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για την προετοιμασία μιας καλής συνάντησης στην εργασία.
Ξεκινήστε και τελειώστε αντικειμενικά
Η διοργάνωση μιας παραγωγικής συνάντησης δεν είναι προηγμένη επιστήμη. Όπως σημειώνει ο σύμβουλος Teri Schwartz, μεγάλο μέρος της έγκειται στην έναρξη και τη διεξαγωγή κάθε συνάντησης με στόχο και την ολοκλήρωση με ένα σχέδιο «να προχωρήσουμε». Προβλήματα προκύπτουν όταν παραβλέπεται αυτό. «Είναι σαν να πετάς αεροπλάνο», λέει. "Τα περισσότερα ατυχήματα συμβαίνουν κατά την απογείωση και την προσγείωση."
Επιλέξτε έναν ηγέτη
Πριν από λίγα χρόνια, η τράπεζα KeyCorp στο Κλίβελαντ των ΗΠΑ υιοθέτησε μια νέα αρχή: πάντα να διορίζει κάποιον για να ηγηθεί. "Το χειρότερο είναι μια συνάντηση με κανέναν υπεύθυνο", λέει ο Charles Hyle, ο εκτελεστικός αντιπρόεδρος της τράπεζας και διευθύνων σύμβουλος κινδύνου. "Μετατρέπεται σε διαγωνισμό κραυγής."
Σκεφτείτε μικρά
Να είστε ρεαλιστές για το τι μπορείτε να κάνετε. "Δεν μπορείς να λύσεις την πείνα του κόσμου σε μια ώρα", λέει ο Teri Schwartz. Ομοίως, διατηρήστε τον αριθμό των συμμετεχόντων με δυνατότητα διαχείρισης της συζήτησης. "Με πάρα πολλούς ανθρώπους στο δωμάτιο, όλοι είναι σιωπηλοί", λέει ο Χάιλ.
Απευθείας
«Οι άνθρωποι το μισούν όταν δεν μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους, επειδή πρέπει να πάνε στη συνάντηση κάποιου», λέει ο καθηγητής Michael Feiner της Σχολής Επιχειρήσεων της Κολούμπια στις Ηνωμένες Πολιτείες. Επομένως, ενθαρρύνετε τους άλλους να μιλήσουν και να εμπλακούν, ειδικά εκείνοι χαμηλότερης τάξης. "Πρέπει να πιστέψουν ότι η συνάντηση δεν είναι έτσι, αλλά" δική μας ", λέει ο Feiner.
Καθορίστε τους κανόνες συμμετοχής
Όλοι πρέπει να γνωρίζουν ποιος θα σημειώσει και πώς θα ληφθούν αποφάσεις. Θυμηθείτε ότι η συναίνεση είναι γενικά κακή. "Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει αρκετός διάλογος ή συζήτηση", λέει ο Feiner, "και οι δύο αποτελούν το θεμέλιο κάθε καινοτόμου οργανισμού." Jon Petz, συγγραφέας του βιβλίου Βαρετές συναντήσεις Suck (Οι βαρετές συναντήσεις είναι το τέλος), προτείνει την κατανομή μελλοντικών εργασιών τα τελευταία πέντε έως δέκα λεπτά και στη συνέχεια την επανάληψή τους σε ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ομάδα, οπότε δεν υπάρχει σύγχυση.
Ο οργανισμός είναι η βάση για την παρουσίαση και συζήτηση των ιδεών με επιτυχία. Εάν δεν υπάρχει προγραμματισμός, η συνάντηση δεν θα ήταν χρήσιμη. Σκεφτείτε τον οργανισμό ως το πρώτο πράγμα που θα κάνετε και θα δείτε πόσο παραγωγική θα είναι η συνάντησή σας. Αλλά, εάν δεν είστε οργανωμένο άτομο, ξεκινήστε διορθώνοντας το γραφείο σας. Θα είναι μια καλή άσκηση!
